STHLM MEDIA FACTORY
the content creation agency
Att hålla digitala möten utvecklades snabbt till den nya normen när coronapandemin slog igenom under våren 2020. Trots en situation med många hemska följder, finns det en del positiva lärdomar att ta med sig. En av dessa är hur praktiskt det kan vara att förflytta fysiska möten till den digitala sfären i flera olika sammanhang.
De praktiska fördelarna med att vara platsoberoende går helt enkelt inte att bortse. Just därför verkar de digitala mötena vara här för att stanna, vilket också är varför det är en bra idé att lära sig hur man gör det bästa av dem.
I den här artikeln förklarar vi vad ett digitalt möte är, hur man kan arrangera ett och hur man kan göra det på ett så bra sätt som möjligt!
Digitala möten är möten som helt enkelt sker på digitaliserade plattformar, som exempelvis Zoom eller Skype. Det är möten som gör det möjligt för vem som helst att delta oavsett var de befinner sig, då man inte fysiskt behöver ta sig till en plats.
Det finns dock flera olika typer av digitala möten, så innan du lär dig om hur du kan effektivisera dina möten, måste du också förstå vilken typ som passar bäst för dig. Det finns både telefonmöte, webbmöte och videomöte/livestreaming.
Ett telefonmöte är kanske det enklaste sättet att kommunicera, men det är egentligen bara effektivt om det är få personer delaktiga som ska dela snabb information emellan.
Vid ett telefonmöte finns inte möjligheten att dela skärm, dela dokument eller andra funktioner som kan vara användbara vid ett möte. Ett webbmöte är det som fått mycket utrymme i bland annat skolor när onlineverksamhet blev obligatoriskt.
Det är alltså ett möte mellan flera personer där varje person är uppkopplad på en digital enhet och är med i ett videosamtal.
Där kan varje person kommunicera med vem som helst inom gruppen, och om någon pratar så hör alla det – precis som i ett riktigt klassrum. Det är alltså en digital plattform som gynnar möten där det inte bara är information som kommer från ett håll – utan där alla ska ha möjlighet att diskutera, ställa frågor och upplysa varandra.
Videomöten är i princip samma sak som webbmöten, men har ofta bättre kvalité då det inte är webbkameran som används. Ett videomöte kan ofta vara som livestreaming, då det är en person eller en grupp som streamar, exempelvis en föreläsning, medan de övriga i mötet är åskådare.
Läs mer ► Livestream på Sociala Medier – Sändning, utrustning & tips
Denna typ av digitalt möte kan vara bra om man är i en viss miljö och tydligt behöver visa den miljön, så som en whiteboard i ett klassrum – något som en webbkamera inte kan fånga upp på samma sätt.
Likaså är det en fördel att ha denna typ av möte om fokuset egentligen ligger på att en person ska berätta eller informera om något, medan de andra ska lyssna. Möjligtvis kan de även ställa frågor eller lämna åsikter, men det är inte det huvudsakliga fokuset med mötet.
Denna typ av livestreaming går bra att göra på många plattformar. Utöver de digitala mötesplatser som vi rekommenderar under “Verktyg” så är även Youtube ett lättillgängligt alternativ om du önskar att utforma ditt möte på det sättet.
Att vara den som håller i ett digitalt möte kräver självklart lite större engagemang liksom kunskap om hur all teknik fungerar. Det behöver inte vara svårt, speciellt inte om du är förberedd i god tid.
Det viktigaste att tänka på är att se till att ha förberett alla dokument som ska presenteras i god tid innan, samt ha en agenda för mötet. Ha koll på vad som behövs tas upp för att också minimera risken för utdragna och osammanhängande samtal.
Se gärna även till att deltagarna har koll på vad mötet handlar om i förväg, då det gör så att de eventuellt kan förbereda frågor eller diskussionsfrågor i förväg.
För att kunna hålla ett digitalt möte behövs vissa verktyg för att göra det så smidigt som möjligt. Exakt vilka dessa är varierar självklart mellan möten, vilket också är varför denna del kommer innehålla grundläggande information om flera olika verktyg.
Utifrån denna information kan du förhoppningsvis bilda en uppfattning om vad som skulle fungera bäst för dig och det digitala möte du ska vara en del av.
Läs mer ► Vad behövs för att livestreama?
Ljudet är kanske det absolut viktigaste i ett digitalt möte. Deltagarna behöver kunna höra varandra bra och tydligt med så få komplikationer som möjligt.
Har du någonsin provat att spela in något med din webbkamera på datorn så vet du antagligen att ljudkvalitén ofta inte är hög, utan man måste ofta höja volymen rejält.
Därför är det definitivt att rekommendera antingen en mikrofon eller hörlurar (med mikrofon) som ljudkälla. Se till att informera alla i mötet att använda detta också.
Det finns ett flertal utvecklade plattformar som är skapta för digitala möten. Det kan dock vara svårt att veta skillnaden mellan de olika sorterna samt vilka egenskaper du behöver till ditt egna digitala möte. Här nedan följer en lista på några vanliga tjänster som du med fördel kan använda:
Det går även bra att ha både vanliga samtal och videosamtal, där man kan välja att visa sin skärm (för exempelvis en powerpoint presentation) samt dela dokument. Kommer även med en chattfunktion som är praktisk att använda vid snabba svar, samt en möjlighet att streama livehändelser.
E-Bok ► Livestream För Företag
För att hålla så bra digitala möten som möjligt krävs det också att man anpassar mötet för den digitala världen. Allt som kanske fungerat bra på ett kontor behöver inte gå hem lika starkt på en digital plattform, och vice versa. Så, hur ser man till att man får ut det mesta av sina möten? Här kommer några enkla men effektiva tips som leder till lyckade digitala möten:
Se därför till att ha någon typ av struktur i vem som får prata. Det kan exempelvis vara traditionell handuppräckning eller något liknande som signalerar att personen vill prata. Om du är ledare eller ordförande av mötet så blir det därmed upp till dig att bestämma när någon får prata.