Att hålla digitala möten utvecklades snabbt till den nya normen när coronapandemin slog igenom under våren 2020. Trots en situation med många hemska följder, finns det en del positiva lärdomar att ta med sig. En av dessa är hur praktiskt det kan vara att förflytta fysiska möten till den digitala sfären i flera olika sammanhang.
De praktiska fördelarna med att vara platsoberoende går helt enkelt inte att bortse. Just därför verkar de digitala mötena vara här för att stanna, vilket också är varför det är en bra idé att lära sig hur man gör det bästa av dem.
I den här artikeln förklarar vi vad ett digitalt möte är, hur man kan arrangera ett och hur man kan göra det på ett så bra sätt som möjligt!
Vad är digitala möten?
Digitala möten är möten som helt enkelt sker på digitaliserade plattformar, som exempelvis Zoom eller Skype. Det är möten som gör det möjligt för vem som helst att delta oavsett var de befinner sig, då man inte fysiskt behöver ta sig till en plats.
Det finns dock flera olika typer av digitala möten, så innan du lär dig om hur du kan effektivisera dina möten, måste du också förstå vilken typ som passar bäst för dig. Det finns både telefonmöte, webbmöte och videomöte/livestreaming.
Ett telefonmöte är kanske det enklaste sättet att kommunicera, men det är egentligen bara effektivt om det är få personer delaktiga som ska dela snabb information emellan.
Vid ett telefonmöte finns inte möjligheten att dela skärm, dela dokument eller andra funktioner som kan vara användbara vid ett möte. Ett webbmöte är det som fått mycket utrymme i bland annat skolor när onlineverksamhet blev obligatoriskt.
Det är alltså ett möte mellan flera personer där varje person är uppkopplad på en digital enhet och är med i ett videosamtal.
Där kan varje person kommunicera med vem som helst inom gruppen, och om någon pratar så hör alla det – precis som i ett riktigt klassrum. Det är alltså en digital plattform som gynnar möten där det inte bara är information som kommer från ett håll – utan där alla ska ha möjlighet att diskutera, ställa frågor och upplysa varandra.
Videomöten är i princip samma sak som webbmöten, men har ofta bättre kvalité då det inte är webbkameran som används. Ett videomöte kan ofta vara som livestreaming, då det är en person eller en grupp som streamar, exempelvis en föreläsning, medan de övriga i mötet är åskådare.
Denna typ av digitalt möte kan vara bra om man är i en viss miljö och tydligt behöver visa den miljön, så som en whiteboard i ett klassrum – något som en webbkamera inte kan fånga upp på samma sätt.
Likaså är det en fördel att ha denna typ av möte om fokuset egentligen ligger på att en person ska berätta eller informera om något, medan de andra ska lyssna. Möjligtvis kan de även ställa frågor eller lämna åsikter, men det är inte det huvudsakliga fokuset med mötet.
Denna typ av livestreaming går bra att göra på många plattformar. Utöver de digitala mötesplatser som vi rekommenderar under “Verktyg” så är även Youtube ett lättillgängligt alternativ om du önskar att utforma ditt möte på det sättet.
Att hålla digitala möten
Att vara den som håller i ett digitalt möte kräver självklart lite större engagemang liksom kunskap om hur all teknik fungerar. Det behöver inte vara svårt, speciellt inte om du är förberedd i god tid.
Det viktigaste att tänka på är att se till att ha förberett alla dokument som ska presenteras i god tid innan, samt ha en agenda för mötet. Ha koll på vad som behövs tas upp för att också minimera risken för utdragna och osammanhängande samtal.
Se gärna även till att deltagarna har koll på vad mötet handlar om i förväg, då det gör så att de eventuellt kan förbereda frågor eller diskussionsfrågor i förväg.
Vilka verktyg behövs för digitala möten?
För att kunna hålla ett digitalt möte behövs vissa verktyg för att göra det så smidigt som möjligt. Exakt vilka dessa är varierar självklart mellan möten, vilket också är varför denna del kommer innehålla grundläggande information om flera olika verktyg.
Utifrån denna information kan du förhoppningsvis bilda en uppfattning om vad som skulle fungera bäst för dig och det digitala möte du ska vara en del av.
Ljud
Ljudet är kanske det absolut viktigaste i ett digitalt möte. Deltagarna behöver kunna höra varandra bra och tydligt med så få komplikationer som möjligt.
Har du någonsin provat att spela in något med din webbkamera på datorn så vet du antagligen att ljudkvalitén ofta inte är hög, utan man måste ofta höja volymen rejält.
Därför är det definitivt att rekommendera antingen en mikrofon eller hörlurar (med mikrofon) som ljudkälla. Se till att informera alla i mötet att använda detta också.
Mötesplats
Det finns ett flertal utvecklade plattformar som är skapta för digitala möten. Det kan dock vara svårt att veta skillnaden mellan de olika sorterna samt vilka egenskaper du behöver till ditt egna digitala möte. Här nedan följer en lista på några vanliga tjänster som du med fördel kan använda:
- Teams: En tjänst som Microsoft står bakom och som vuxit fått stor populäritet för sina många funktioner. Den är högst kompatibel med andra Microsoftprogram, så använder du Outlook är det väldigt enkelt att dela dokument, presentationer och liknande. Här kan du också vara i gruppsamtal med allt ifrån två till 10 000 personer och det mesta får du redan i gratisversionen. Teams finns även som app, vilket gör att det fungerar perfekt även att koppla upp sig med mobilen på språng.
Det går även bra att ha både vanliga samtal och videosamtal, där man kan välja att visa sin skärm (för exempelvis en powerpoint presentation) samt dela dokument. Kommer även med en chattfunktion som är praktisk att använda vid snabba svar, samt en möjlighet att streama livehändelser.
- Zoom: Har i princip samma funktioner som Microsoft Teams med enbart små skillnader. Både samtal/videosamtal, dokumentdelning, skärmdelning och chattfunktion finns på Zoom och brukar anses vara en aning lättare att navigera än Teams.
Att använda Zoom är definitivt en fördel om du har möten med folk utanför företagets nätverk ofta, då det är lättare att sätta upp än i Teams. För gratisversionen så kan ett möte maximalt hållas i 40 minuter och innehålla max 100 personer, vilket är en viss nackdel.
Zoom låter dig dessutom livestreama genom deras plattform, via en funktion som kallas Zoom Video Webinar. Du kan välja både att sända live på Zoom eller broadcasta hos en tredje part, som Youtube eller Facebook.
Till skillnad från att direkt använda sig av Facebook eller Youtube som plattform för livestreaming så öppnar detta möjligheter för att också kunna använda de många funktionerna som finns på Zoom. Det är självklart ett stort plus!
- Skype: Självklart går det även bra att använda Skype för digitala möten. På Skype kan man dock max vara 50 personer samtidigt, vilket såklart begränsar stora möten.
Utöver det är tjänsten väldigt lik både Zoom och Teams och delar samma utmärkande funktioner. Vill du livestreama är det inte ultimat att använda Skype, utan för gärna med deltagarna till exempelvis Youtube istället.
- VoteIT: En tjänst som specifikt är till för möten där beslut ska fattas. Fyllt med praktiska funktioner såsom automatiska protokoll och avancerade röstningsfunktioner, är VoteIT en bra tjänst att använda vid exempelvis års- eller styrelsemöten.
Denna programvara skulle man kunna säga är en mer avancerad och specifikt inriktad version av de ovannämnda, men inget utesluter det andra.
- Google Meets: Delar samma funktioner som Teams, Zoom och Skype när det kommer till delning av dokument, skärm och chatt. Det är en lite enklare variant kvalitetsmässigt, men som man kommer långt med utan att behöva betala en krona.
Om man använder Google Documents eller övriga funktioner hos Google istället för Outlook är denna tjänst att rekommendera då dokumentdelningen sker smidigast. Går att livestreama ett möte om så önskas!
E-Bok ► Livestream För Företag
Tips för effektiva och lyckade digitala möten
För att hålla så bra digitala möten som möjligt krävs det också att man anpassar mötet för den digitala världen. Allt som kanske fungerat bra på ett kontor behöver inte gå hem lika starkt på en digital plattform, och vice versa. Så, hur ser man till att man får ut det mesta av sina möten? Här kommer några enkla men effektiva tips som leder till lyckade digitala möten:
- Se till att alla testar sina tekniska redskap innan mötet. Ett gott tips är att vara i chattrummet 10 minuter innan mötets start, så att ljud, bild och programvaran kan kontrolleras hos varje person. Risken är annars att mycket tid går förlorad i att tekniken inte är på plats och det sista som önskas är ju att dra ut på tidtabellen.
- Stäng av mikrofonen så fort du inte pratar. Trots att vi kommit långt i den digitaliserade utvecklingen så går det fortfarande inte att undvika vissa glitcher i både ljud och bild.
Något som kanske inte hade varit distraherande vid ett fysiskt möte kan enkelt avbryta en annan person som talar under mötet. Se därför till att alltid ha mikrofonen avstängd så länge du inte pratar.
- Undvik mönstrade kläder och bakgrunder. Att hålla sin skärm så simpel som möjligt förhindrar eventuella störningar i bilden som lätt kan komma från finrutiga eller finrandiga kläder. Då kan fokuset lätt flyttas från det du säger till hur din skärm ser ut, vilket såklart inte är ultimat.
- Kom ihåg pauserna. Ska du ha ett längre möte är det viktigt att komma ihåg innebörden av att ta en paus då och då. Det är viktigt både för att kunna fylla på kaffekoppen som att ta hänsyn till människans koncentrationsförmåga. Att sitta i timmar i sträck och lyssna på någon prata är lika ansträngande digitalt som i verkliga livet.
- Skapa variation i mötet. Var inte rädd för att dela skärmen och hålla en presentation. Vissa tar in information betydligt mycket bättre om de också får visuell stimulans, samt något annat att fästa blicken på.
- Fördela ordet mellan deltagarna. Är det något som kan bli opraktiskt och irriterade är det om alla svarar eller reagerar på en idé eller fråga samtidigt. Inte bara för ljudets skull, utan för flytet på samtalet.
Se därför till att ha någon typ av struktur i vem som får prata. Det kan exempelvis vara traditionell handuppräckning eller något liknande som signalerar att personen vill prata. Om du är ledare eller ordförande av mötet så blir det därmed upp till dig att bestämma när någon får prata.
