Digital konferens - Hur Zoom kan rädda din konferens

Digital konferens – Kan Zoom bidra till ett lyckat event?

En digital konferens är egentligen samma princip som en fysisk konferens, bara att den sker i den virtuella världen. Det finns såklart många skillnader som inte går att undgå, som det faktum att man inte längre kan mingla runt och träffa nya personer eller som talare, kan prata framför en fysisk publik.

Likaså finns det kvaliteter som en digital konferens tillför, som inte på samma sätt kan uppnås vid en fysisk tillställning. Är du ny till den digitala sfären så tror vi definitivt att denna guide både kan ge dig en idé om hur man kan arrangera en digital konferens, liksom hur man faktiskt genomföra en lyckad sådan. 

Arrangera en digital konferens

Arrangera en digital konferens

Innan vi kommer till vad man bör tänka på för att ha en lyckad konferens, så är det såklart viktigt att veta hur man faktiskt arrangerar en. Nedan går vi igenom hur du går tillväga för att sätta upp din digitala konferens, allt från idéutveckling till färdig produkt. 

Planera upplägget

Något som möjligtvis upplevs självklart är att det är viktigt att planera upplägget. Ha en tydlig bild av vad din digitala konferens ska ha för syfte och hur du ska förmedla det önskade budskapet till din publik. 

Vilka verktyg behövs för att göra detta på bästa sätt? Hur många talare behöver du och hur kan de individuellt bidra till din vision? 

Skriv ned dina idéer och börja samtala för att se att alla är ombord på din plan. Det är inte förrän du har en tydlig bild av vad och vilka som ska vara med som du bör gå vidare till nästa steg.

Gör ett tidsschema

En digital konferens kräver större hänsyn till människans koncentrationsförmåga än vad en fysisk konferens kanske behöver. Det går helt enkelt inte att sitta vid en dator en hel dag på samma sätt som det går att sitta i ett konferensrum i flera timmar. 

Här går det bara att lämna konferensen med ett klick om man blir uttråkad, vilket såklart är det sista du vill ska hända. Därför är det viktigt att ha ett tydligt tidsschema som inte bara du, utan även deltagarna, har tillgång till. 

Vi hjälper dig med Livestream ► Allt du behöver för en lyckad livestream

Många upplever det nämligen som att det alltid är lättare att behålla fokus om man vet hur länge man måste vara fokuserad, istället för att bara låta tiden passera.

Ett förslag på tidsschema är att se till att börja med en kort introduktion om vad som väntar, något som kanske pågår i en kvart. Därefter kan den första talaren ha sin session, som maximalt borde vara ungefär en timme lång. 

Ta en kort rast, för att sedan köra nästa talare. Därefter kan det vara smart att ge tid åt eventuella frågor eller ge plats åt gruppdiskussioner, för att få variation i schemat. Sedan kan du göra en upprepning av det första tidsblocket, för att sedan runda av med några avslutande ord.

Beroende på om du delar upp konferensen i flera dagar eller inte kan det såklart se helt olika ut. Det viktigaste är bara att se till att ha ett tidsschema och hålla sig till det, för både din och deltagarnas skull.

Digital konferens med Zoom

Digital konferens med Zoom

När det gäller den tekniska biten, är att hålla en digital konferens via Zoom en av de lättaste och mest effektiva alternativen. Det Zoom främst är känt för är hur smidigt det är att ha digitala möten, men möjligheterna på plattformen slutar definitivt inte där. 

Zoom har nämligen en funktion som heter “Zoom Video Webinar” som är till för att livestreama till en större publik. Istället för att syftet är att flera ska diskutera i ett möte, är funktionen helt enkelt anpassat för att en person/tillställning delas till flera åskådare. 

Zoom Video Webinar är alltså perfekt som plattform för en digital konferens.

Zoom erbjuder dessutom användbara tjänster relaterade till din digitala konferens, som inte bara är att agera som plattform för livesändning. 

Gratis E-Bok med tips & strategier ► Livestream För Företag

De ger dig också en egen sida där personer som vill delta i konferensen kan skriva in sig, vilket du även själv får designa efter dina behov. En stor fördel med detta är att du kan välja vilken information du vill ha från deltagarna. 

Allt ifrån enbart namn och e-mail till så specifikt som förtydligande av yrkesroll går att välja. Detta är speciellt bra om du planerar att enbart låta ett fåtal få delta, då du kan välja personer som du tror bäst kan få hjälp av informationen.

En annan bra funktion är att du kan skapa upp till 50 unika länkar till registreringssidan för din digitala konferens, som du kan dela på diverse plattformar. 

I efterhand kan du då analysera vilken av dina länkar som drog in flest registreringar, något som är väldigt nyttigt att veta i marknadssyfte.

Zoom har dessutom flera användbara funktioner som skapar ett band mellan dig och deltagarna. Det finns bland annat möjlighet att göra pollar, ha en chattruta och även låta åskådarna svara genom reaktioner. 

Likt ett vanligt Facebook-inlägg kan man nu skicka hjärtan, trycka tumme upp och flera andra reaktioner under livesändningens gång. En bra funktion för att hålla publiken engagerad och för att se så att de gillar sändningen.

Marknadsför 

Det sista steget för att arrangera en digital konferens är självklart att marknadsföra det. Ett gott tips är att följa principen som nämns under rubriken om Zoom – att dela länken för att registrera sig på flera plattformar för att se vilken som presterar bäst för dig. Utifrån det kan du sedan fortsätta marknadsföra där skillnaden blir störst. 

Att starta ett evenemang på Facebook är också en god idé, då deltagarna även kan bjuda in sina vänner till att registrera sig. På så sätt ökar du din marknadsföring helt organiskt. 

Läs mer ► Livestream på Sociala Medier – Sändning, utrustning & tips

Vill du nå en ännu större publik är det också möjligt att köpa annonser på både Facebook eller Instagram för att marknadsföra din digitala konferens. 

Tack vare de sociala plattformarnas stora insikt i sina användares intressen brukar de ofta dirigera annonser åt rätt typ av människor. Något som i sin tur ökar dina chanser att utvidga din konferens med inte bara fler personer, men också den typ av målgrupp som också kommer visa mest engagemang.

Att tänka på för en lyckad digital konferens

Att tänka på för en lyckad digital konferens

Vad krävs egentligen för att lyckas med en digital konferens? När du har kunskapen om de steg som behövs för att arrangera en digital konferens är det också viktigt att veta vilka delar fokuset ska ligga på. Hur får man sin publik engagerad? Nedan går vi igenom några punkter som är viktiga att ha på plats för att verkligen anordna en digital konferens som lyckas.

Lägg extra fokus på temat

En verklig konferens har en fördel i att så fort någon är uttråkad, eller något inte riktigt går som planerat – så stannar de allra flesta personer ändå kvar. De kanske plockar upp sin telefon eller pratar med en person som sitter bredvid, men de lämnar inte så fort de blir uttråkade. 

Har du en digital konferens däremot, så går det på ett enstaka klick för att lämna utan att komma tillbaka. Det första steget är alltså att inse att ditt tema och syfte lär vara extra tydligt och väl genomtänkt i förväg för att förhindra detta scenario.

Det blir en extra utmaning eftersom alla deltagare deltar i konferensen via en dator, mobil eller surfplatta – något som vi mycket väl vet har flertalet distraherande egenskaper hos sig. För att lyckas med din konferens krävs det alltså att du gör innehållet intressant och lockande från första början till slut, så att deltagarna verkligen både vill lyssna och stanna.

Se till att dina tekniska verktyg håller måttet

För att hålla en riktigt bra digital konferens krävs det självklart även bra utrustning. Utöver att ha bra innehåll så är det viktigt att konferensen är behaglig att se på och lyssna till. 

Se därför till att ha en kamera och mikrofon av hög kvalitet, som du dessutom testar i förväg för att vara på den säkra sidan. Om en digital konferens ska hålla måttet under en tid där teknologin har oändliga möjligheter, går det inte att undgå denna punkt. 

Läs mer ► Hur livestreamar man på YouTube?

Bjud in skickliga talare

En konferens blir inte en konferens om det inte finns bra talare som kan hjälpa att fylla ut syftet med konferensen. När du bestämt dig för vad temat ska vara för din digitala konferens, reflektera över vilka personer som kan bidra på olika sätt. Välj gärna talare som specificerar sig inom olika områden inom ditt tema, för att undvika upprepning och bibehålla engagemang. 

En del av varje konferens sker ju på en huvudscen, då en eller flera personer pratar framför en stor grupp åskådare. 

Dessa samtal som hålls på huvudscenen är i grund och botten det som sätter tonen för hela konferensen, eftersom alla diskussioner som hålls i grupp utgår från vad som sagts här. Se därför till att verkligen lägga fokus på att göra denna del så bra som möjligt!

Ge rum åt gruppdiskussioner

Emellan alla informativa talare så är det viktigt att ge utrymme för samtal mellan deltagarna. På en vanlig konferens är ju minglet en främjande del, vilket nu inte blir möjligt i samma mån. 

Se därför till att både ge tid till diskussioner i mindre grupper samt skapa de tekniska möjligheterna för det. Målet är att grupperna ska vara tillräckligt små så att alla får en chans att reflektera, diskutera och bygga nätverk med andra deltagare. 

Efter den digitala konferensen

Om det är något som verkligen ger dig en stor fördel när du håller en konferens digitalt, är det den oändliga potentialen du har att fortsätta ha nytta av den i efterhand. En fysisk konferens är mer något du köper biljetter till, deltar i och sedan åker hem. 

En digital konferens kan istället agera som ett första stadie för att bygga ett riktigt community.

Vad än din digitala konferens handlar om så är ju syftet, från deltagarnas sida, att lära sig ännu mer om det ämnet. Annars hade de inte dedikerat sin tid eller eventuellt sina pengar för att vara där. 

Läs mer ► Vad behövs för att livestreama?

Du har då en gyllene chans att erbjuda något mer efter konferensen som folk som vill lära sig ännu mer kan använda. Det kan vara allt ifrån att vara del av ett betalt community, 1:1 coaching eller gå med i en kurs du håller i. 

Se till att verkligen visa att din information är värdefull, då det kommer vara något du kan bygga vidare på.